Como otimizar a gestão do tempo na sua farmácia?
O ambiente de farmácia requer, como qualquer outro ramo de atividade, análise e boa gestão de tempo – esse recurso escasso e valioso, que não se compra e resulta de planeamento e método.
As dificuldades e a falta de tempo para realizar todas as tarefas pendentes são comuns no quotidiano também na organização farmacêutica. Devemos parar para analisar e reconsiderar a forma como o estamos a usar.
Uma boa ideia para começar é, tal como mantém a sua agenda pessoal, fazer um registo das suas atividades e anotar os aspetos relevantes:
- Verifique como usa o tempo a cada hora do dia
- Identifique as horas mais e menos produtivas do dia
Na atualidade, até a ciência nos confirma que os níveis de energia ao longo do dia são variáveis consoante a pessoa: alguns têm melhor desempenho pela manhã e outros de tarde (e outros até de noite). Na medida das possibilidades da atividade em si, esta é uma medida adequada para gerir tarefas de alta energia / produtividade e que exigem trabalho intelectual (por exemplo, os problemas a serem resolvidos com criatividade), deixando a parte menos produtiva do dia para tarefas que exigem menos horas de concentração.
Quais são os seus objetivos?
Ao estabelecer objetivos, tanto metas profissionais quanto pessoais devem ser levadas em conta. Escrevê-las no papel (ou se preferir em agendas/calendários online) reforça a sua resolução e ajuda a fixá-las. Escrever é sempre lembrar duas vezes.
Depois de marcadas, é necessário identificar as prioridades por categorias:
- Urgente e importante
- Urgente e sem importância
- Importante não urgente
- Não é importante nem urgente
Uma atividade urgente e importante pode ser, por exemplo, servir um utente que precisa de aconselhamento clínico imediato. Uma tarefa importante, mas não urgente, poderia ser rever o inventário.
Qual é o seu plano de ação?
Sabemos também que, de acordo com o princípio de Pareto, defendido por um economista italiano, existe um desequilíbrio entre esforços e resultados numa proporção de 80/20. Um plano de ação deve ser destinado a equilibrar essa noção:
- Que ações devem ser tomadas?
- Quanto tempo exigirão?
- Quando precisam ser concluídas?
- Que recursos são necessários?
- Quem vão envolver?
Consegue delegar tarefas?
Delegar tarefas funciona quando faz parte da estratégia de gestão, avaliando as capacidades dos diferentes membros da equipa e oferecendo formação, se necessário. Aprenda a confiar nas pessoas com quem trabalha. Se, por exemplo, gasta muito tempo com tarefas específicas como gerir documentação, equacione que outro aspeto pode estar a ser descurado e quem na equipa pode ajudar ou assegurar essa tarefa.
Se conseguir seguir esta estratégia, poderá dispor de mais tempo, por exemplo, para analisar o seu negócio e estudar uma nova oferta ou serviço, potenciando retornos futuros.
Conhece as estratégias mais úteis para implementar um plano de ação?
- Determine os pontos fortes e fracos: as aptidões e disposição de cada um dos colaboradores devem fazer parte do plano de ação;
- Promova o trabalho em equipa: incentivar o trabalho em equipa através de reuniões regulares que estimulam a coesão fortalecerá a colaboração entre todos. Deve ter empatia e criticar construtivamente, por forma a motivar e fortalecer o desempenho conjunto;
- Comunique claramente: uma comunicação eficaz é tão importante internamente para os funcionários como o é para os utentes. Dar instruções ou solicitar as informações corretas poupará tempo e problemas de gestão.
- Controle as plataformas informáticas: se tiver boas ajudas tecnológicas, a dispensa de medicamentos, a preparação de pedidos, a negociação com fornecedores e a gestão de stocks serão muito mais rápidas e fáceis.
Domina as ferramentas para poupar tempo?
– Sistemas telefónicos eficientes, teleconferência, videoconferência, scanners, correio de voz, e-mail e internet integrados são algumas das ferramentas úteis para facilitar muitas pequenas tarefas e poupar tempo. Por vezes, um telefonema é mais importante e suprime uma demorada cadeia de emails. Na mesma linha, as boas plataformas online agilizam consultas futuras à documentação armazenada, o que faz com que o tratamento de cada documento leve muito menos tempo e haja menos erro humano, duplicação de documentos e tarefas, etc.
– Tarefas urgentes e importantes estão constantemente a ser interrompidas, o que limita a produtividade. É conveniente usar o telefone, o e-mail e até as redes sociais em períodos pré-definidos no dia para responder a mensagens e chamadas – a menos que sejam urgências que passam para a lista de prioridades.
– Ao organizar o trabalho, lembre-se sempre de fazer várias pequenas pausas durante o dia e de fazer refeições adequadas. Não é um pormenor e vai ajudar toda a equipa a manter-se saudável, ganhar clareza mental, trabalhar melhor e, por isso, poupar tempo.
– A definição de objetivos, o planeamento das tarefas das equipas e a organização de espaços em que se maximiza a redução de tempos de espera do utente, passam pela comunicação e flexibilidade constantes. Um dos métodos usados na gestão moderna é o método Kaizen diário: implemente uma reunião rápida, de pé, com toda a equipa. Este encontro permite monitorizar os objetivos definidos. São pequenos passos que podem fazer a diferença e se traduzem em ganhos imediatos no dia, na semana ou no mês.
– O líder de equipa deve planear a curto, a médio prazo e até a longo prazo. Gastar 15 minutos no final do expediente, ou no início do dia, pode fazê-lo ganhar muito tempo. Vai facilitar-lhe muito a vida e evitar que se esqueça de coisas fundamentais.
– Avalie a sua gestão, mas não se perca na culpa. Se conseguir ter uma agenda/calendário/plataforma com boa organização, deve tentar ver ao fim de cada semana o que falhou e porquê. É uma forma de balizar as suas dificuldades e de arranjar estratégias para melhorar. Tudo no sentido positivo. Se for para o paralisar, de nada adiantará. Foque-se em otimizar o que falhou e notará progressos.
